さまざまなFAXと連携

複合機やインターネットFAXと連携することでWebブラウザでのFAXの送受信、履歴の⼀元管理・⾒える化を実現。ペーパーレス化を促進するとともに、従来型の紙でのFAXの送受信・管理とも両⽴することができます。

ＦＡＸ・メール対応の進捗を見える化してチームで管理

毎⽇⼤量に送受信するFAX・メールを⼀元管理し、チーム内で共有化。
FAX・メールの内容や対応状況が⾒える化され、チーム全体で効率的に業務を進⾏することができます。

大量のFAX・メールをチームで捌けます

FAXをペーパーレス化し、メールとともに顧客・案件・処理状況などの条件で整理できます。届いた内容や進捗状況を共有することで、優先して進める業務や対応漏れを把握しやすくなり、チームでの確認・引き継ぎを支援します。

担当者不在でも迅速な顧客対応が可能に

顧客や案件ごとにFAX・メールと対応履歴を共有することで、担当者不在時の引き継ぎや対応を支援します。他のスタッフが履歴を確認して対応したり、対応環境が整ったWindows端末からテレワーク中に確認したりでき、チームで顧客対応を進めやすくなります。

FAX・メールを効率的に分類・参照

FAX・メールを業務の内容などで分類できるタスクラベル、対応状況が⼀⽬でわかるステータス、⼀覧内でかんたんに内容を参照できるプレビュー機能などを搭載。それぞれのFAX・メールの内容や進捗状況を⼀画⾯内で⾒える化し、効率的な業務進⾏が可能となります。

顧客軸での絞り込みで顧客対応の経緯を見える化

FAX・メールや訪問履歴などのスケジュール情報を顧客を軸に検索・絞り込み表⽰することができます。
また、各顧客専⽤のFAX・メール⼀覧とカレンダー画⾯が⽤意され、顧客ごとの対応履歴が⾒える化されます。

やり取りの経緯をわかりやすくカレンダー表示

FAX・メールの送受信履歴をカレンダー形式で表⽰。いつ、どんなやり取りがされたのかが視覚的にわかりやすく表⽰され、チームの誰もが顧客対応の経緯を把握しやすくなります。

電子取引データの保存・検索を支援するFAX・メール管理

TeamManagerを通じて送受信したメール・FAXをチームで共有し、「電子取引の管理対象」に指定したデータを保存・検索できます。日々の対応管理から、保存対象の指定、検索情報の登録、規程に沿った運用までを一つの流れに。ほかの電子取引には権限設定を整えたファイルサーバーなど、郵送の紙には原本保存または要件を満たすスキャナ保存を組み合わせてご提案します。

管理対象に指定したメール・FAXを保存

TeamManagerを通じて送受信したメール・FAXを、1件ずつ「電子取引の管理対象」に指定して保存します。管理対象は完全削除・ごみ箱を空にする操作・自動削除の対象から除外され、指定を継続して保持します。登録担当者と点検手順を決め、保存する取引の指定漏れを確認する運用を組み合わせます。
機能と運用を組み合わせるご提案：取引年月日・金額・取引先の訂正は、変更前後・理由・担当者などを別の記録で管理する手順を検討します。1通に複数の取引がある場合は、個別の取引を探せる索引と原データを対応付けます。原本の取り出し・提出・契約終了後の保存は、実際に利用できる方法を確認し、別の保存経路や追加機能を含めて構成をご提案します。

法定保存期間と制度の確認先

法定保存期間は、税目、事業者の区分、書類や申告の状況などにより異なります。保存期間・制度の適用・法令要件の判断は、国税庁の最新の「電子帳簿保存法一問一答（Q&A）」等をご確認のうえ、所轄税務署または顧問税理士等の専門家へご相談ください。
TeamManagerの機能・設定、契約上の保存期間・容量、解約時のデータの取り扱いは、アイデン株式会社へお問い合わせください。契約上の保存条件と、税法上必要な保存期間は異なります。契約終了後も必要な保存を継続できる方法を、導入前に確認してください。
国税庁「国税に関するご相談について」

取引データを条件で絞り込んで検索

TeamManagerでは、電子取引の管理対象に指定したメール・FAXに、取引年月日・取引金額・取引先を登録できます。取引年月日と取引金額の範囲、取引先、およびこれらを組み合わせた条件で検索できます。
管理対象の指定と取引情報の登録を、日々の業務の流れに組み込みます。TeamManagerではメール1通を単位に管理します。1通に複数の請求書などがある場合は、別途索引を用意して個別の取引と原データを対応付けるなど、必要な取引を探せる保存・検索の構成を検討します。

制度の適用や必要な保存要件については、国税庁の最新情報をご確認のうえ、最寄りの税務署、または税理士・公認会計士などの専門家へご相談ください。

FAX・メール対応を見える化

コンタクト

コンタクトの特徴①

ステータスとタスクラベルでみんなで進捗管理

業務の進⾏状況を⽰す「ステータス」と対応状況や業務種別などを識別できるようにする「タスクラベル」により、社内の誰もがFAX・グループメールへの対応状況や業務種別が⼀⽬で分かるように⾒える化され、臨機応変に顧客対応できます。
 

コンタクトの特徴②

個人フォルダで目的別にFAX・グループメール管理

ユーザー単位で個人フォルダを作成し、FAX・グループメールを振り分け保存できます。
内容に応じて目的別のフォルダに振り分けておくことで、後から見たいFAX・グループメールにかんたんにアクセスできるようになります。

コンタクトの特徴③

FAXの利便性を向上させる便利な機能

送受信したFAXをそのままメールとして転送する機能や、⼀覧上でFAXの内容をメールライクに簡易表⽰できるプレビュー機能により、FAXの取り回しや参照性などの利便性が向上します。

顧客対応の経緯を見える化

アドレス帳

顧客情報を共有化し⼀元管理。さらに顧客とやり取りしたFAX・メールと紐づけすることで、これまでの顧客対応の経緯をチームの誰もが把握できるようになり、担当者の不在時などにも適切な顧客対応ができるようになります。

アドレス帳の特徴

送受信したコンタクトを自動で顧客に紐づけ！

案件単位でも見える化

案件管理

単⼀の顧客単位だけでなく、複数の顧客が関わるような案件単位でもコンタクトを紐づけることができます。案件ごとの簡単なステータス管理も可能です。

案件管理の特徴

複数の顧客やコンタクトを案件に紐づけ！

アドレス帳に登録された複数の顧客を案件情報と紐づけし、さらにそれぞれの顧客との間で送受信したコンタクト(FAX・グループメール)を案件と紐づけすることで、顧客情報やコンタクトを案件情報の⼀部として管理することができます。
 

顧客や案件からFAX・メールを逆引き参照

送受信したFAX・メールをアドレス帳・案件と紐づけることで、個別の顧客情報や案件情報から関連するFAX・メールを逆引きして直接参照することができます。社内全体で案件や顧客にまつわるこれまでのやり取りの経緯などが⾒える化され、かんたんに把握することができます。
 

Windowsの対応ブラウザーから利用できます

インターネットに接続したWindows端末で、対応するWebブラウザーから利用するクラウド型システムです。TeamManager専用のサーバーやソフトウェアを利用者側に設置する必要はありません。メール・FAX連携には別途機器やサービスが必要です。対応OS・ブラウザーと連携条件を導入前にご確認ください。

※Microsoft Windows 及び Microsoft Edgeは、Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
※Google Chromeは、Google LLCの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

 
制限事項

• サポート対象OSは、Microsoft社のサポート対象期間内のWindowsに限ります。その他のOSおよびMicrosoft社のサポートが終了したWindowsはサポート対象外です。対応するOS・ブラウザーの組み合わせは、導入前にご確認ください。

• Microsoft Edge の Internet Explorerモードについてもサポート対象外となりますので予めご了承ください

メールサーバー

コンタクト(グループメール)・個⼈メール機能ご利⽤時には別途メールサーバーをご⽤意いただく必要がございます。
対応するメールサーバーの仕様や設定条件は、導入前にお問い合わせください。
 

複合機/インターネットFAX

FAX機能を利用する場合は、別途複合機やインターネットFAXなど、FAXを送受信する機器・サービスをご用意いただく必要があります。対応する複合機の機種・オプション、インターネットFAXサービス、接続条件については、導入前にお問い合わせください。
 

※複合機との連携による送信元、宛先の自動判定は複合機の機能やオプション機能により、対応範囲が限定される場合があります。詳しくはお問い合わせ下さい。